Un ruolo fondamentale nella riuscita di un matrimonio è svolto dall’ottimo rapporto che il wedding planner ha con i suoi fornitori.
E’ molto importante che l’organizzatore del matrimonio costruisca nel tempo una rete di fornitori a cui affidarsi, coi quali instaurare un rapporto di fiducia, collaborazione e un affiatamento tale da rendere indimenticabile l’evento, senza intoppi e che possa scorrere in modo assolutamente naturale.
In particolar modo la fase iniziale di organizzazione e ricerca dei fornitori necessita di particolare cura.
Creare una rete di fornitori professionisti è uno dei primi aspetti per definire un’ottima partenza. E sono davvero tante le professionalità coinvolte nell’organizzazione di un matrimonio: catering, fioristi, fotografi, videomaker, grafici, allestitori, stilisti, musicisti, giusto per dirne i principali.
Le competenze dei singoli fornitori hanno però bisogno di un coordinatore, ed è qui che entrano in gioco le capacità manageriali che la Wedding Planner possiede o che acquisisce durante la sua formazione.
Sarà infatti compito del wedding planner prendere contatti coi vari fornitori, stabilire le modalità di accordo, le tempistiche e organizzare le varie fasi di intervento.
In tutto questo, inoltre, dovrà dimostrare di avere ottime doti di:
- organizzazione delle attività
- coordinamento delle risorse
- gestione e rispetto delle tempistiche
- comunicazione e ascolto
- empatia
- negoziazione con i fornitori e con i clienti
- scouting delle professionalità e talento nel riconoscere le competenze
- capacità di gestione di una vera e propria squadra
- capacità di problem solving
Un clima di fiducia e rispetto deve poi essere alla base della collaborazione tra Wedding planner e fornitori. Il wedding planner deve dimostrare di avere doti di vero team leader Durante l’evento è assolutamente necessario mostrare doti da Team Leader e sincronizzare tutto correttamente, dall’allestimento della struttura il giorno prima del wedding day alla consegna di tutto il materiale, fino ad arrivare al disallestimento il giorno successivo.
Anche nelle attività che coinvolgono direttamente gli sposi, il wedding planner si avvale di collaboratori.
Egli, infatti, si occupa di coordinare i loro impegni: gli accordi con l’atelier per la consegna dell’abito, le fasi di prova per le acconciature e il trucco, assicurandosi che tutti gli accessori siano stati trovati e siano disponibili il giorno delle nozze.
Importante sarà per il wedding planner avere un database di contatti di fornitori sempre aggiornato e ben nutrito, in modo da poter contare su più professionisti, soprattutto se alcuni di questi potrebbero risultare non disponibili per alcune date.
Quali fornitori scegliere?
Ci sono diverse tipologie di fornitori a cui il wedding planner può rivolgersi e che possono rientrare nella sua rete di professionisti.
Fornitori liberi professionisti
Si tratta dei cosiddetti free-lance ovvero figure professionali che non hanno una sede e che spesso lavorano con grande passione. Il vantaggio di averli nella propria rete sta nel fatto che spesso offrono prodotti e servizi di alta qualità, unici, con un valore altamente artigianale e potrebbero essere richiesti dalle coppie di sposi più esigenti che sono alla ricerca dell’esclusività, del prodotto o servizio di nicchia.
Diversi fornitori a seconda della fascia di prezzo
Il wedding planner dovrà far rientrare nel database di fornitori a sua disposizione professionisti di diverse fasce di prezzo, in modo da poter andare incontro alle esigenze di tutti gli sposi che si rivolgono a lui.
Stili diversi
All’interno delle varie professioni, poi, meglio spaziare con gli stili: fotografi, musicisti, fioristi possono avere ispirazioni, stili e approcci differenti e questo permette al wedding planner di disporre di una vasta scelta per i propri clienti.
L’importanza della fidelizzazione dei fornitori
Aspetto imprescindibile quando si parla di creazione di una rete di fornitori per il wedding planner è la costruzione di un rapporto di fiducia con loro. Questo ovviamente avviene col tempo e grazie al fatto di aver collaborato già in più occasioni. In questo modo i fornitori diventano dei veri e propri collaboratori del wedding planner, con i quali questi si trova in sintonia su tutto.
Oltre al database di contatti, quale importante strumento per raccogliere tutte le figure professionali da coinvolgere, e che deve essere aggiornato di volta in volta, importante sarà per il wedding planner munirsi di un book fotografico, quale strumento di consultazione per i suoi clienti.
L’immagine, come si sa già, è una forma di comunicazione con maggiore appeal e di certo aiuterà gli sposi nella scelta dei professionisti più consoni ai propri gusti e al proprio stile di matrimonio.
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